Informacje prasowe

TOP 5 sposobów na lepszą komunikację w firmie produkcyjnej 

W dynamicznym środowisku produkcyjnym skuteczna komunikacja wewnętrzna nie jest jedynie dodatkiem – to element niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, płynności procesów i zaangaĹźowania pracowników. RóĹźnorodność językowa, praca zmianowa, ograniczony dostęp do cyfrowych narzędzi – to wszystko sprawia, Ĺźe budowanie dobrego przepływu informacji wymaga precyzji, empatii i konsekwencji. O tym, jak to robić skutecznie, opowiada Dominika Frydlewicz-Barańska – Dyrektor Personalna w firmie Cedo, działającej na polskim rynku ponad 30 lat.

W branży handlowej i usługowej do komunikacji z pracownikami wystarczy często mail, post w Intranecie czy komunikator. W przypadku firm produkcyjnych komunikacja wewnętrzna wymaga nieco innego podejścia. Poniższe praktyczne rekomendacje, stworzone w oparciu o doświadczenia firmy Cedo, są na to najlepszym dowodem.

Rekomendacja 1: Zacznij od pytania: do kogo mówisz?

Według „Raportu z II Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce 2023” przeprowadzonego przez iComms do najczęściej wykorzystywanych kanałów do nadawania komunikacji firmowej należą: e-maile do pracowników (88%), e-newslettery (63%) oraz Townhalle/roadshowy (55%). Jeśli zaś chodzi o kanały do współpracy i dialogu, są to: komunikatory i czaty firmowe (80%), spotkania zespołu prowadzone przez liderów (70%) i nieformalne spotkania na Ĺźywo lub wirtualnie (60%). Często jednak to, co sprawdza się w przypadku firm usługowych, niekoniecznie jest efektywne w tych produkcyjnych. Inny jest bowiem charakter odbiorcy treści, dlatego w pierwszej kolejności warto dobrze go poznać.

? W komunikacji, tak jak w Ĺźyciu – jeśli nie wiesz, kto cię słucha, łatwo minąć się z celem. Firmy produkcyjne są wyjątkowym organizmem, jeśli chodzi o prowadzenie tego typu działań. Trzeba docierać z informacją do osób pracujących zmianowo i tych, dla których język polski jest drugim językiem. Na przykład w Cedo prawie 60% osób nie posiada słuĹźbowego maila, zatem ten tak oczywisty w firmach handlowych i usługowych kanał nie moĹźe mieć powszechnego zastosowania. Oczywiście nie wyklucza to wykorzystania z innych cyfrowych kanałów, jak choćby ogólnodostępne platformy Social Media – podkreśla Dominika Frydlewicz-Barańska i podsumowuje: Zdecydowanie warto wyjść zatem od analizy adresatów naszej komunikacji, sposobów konsumowania przez nich treści, stworzyć tzw. persony. Wszystko po to, aby uniknąć póĹşniej przepalania zarówno czasu, jak i środków budĹźetowych na nieefektywne działania. 

Rekomendacja 2: Wybierz 2–3 skuteczne kanały komunikacji zamiast wszystkich

Z analizy wyników badania iComms wynika równieĹź, Ĺźe dla osób odpowiedzialnych za komunikację firmową największe wyzwanie stanowiła zbyt duĹźa jej ilość – na równi ze słabymi umiejętnościami komunikacyjnymi menedĹźerów. Na oba aspekty wskazało po 39% ankietowanych. Czy zatem kierunek minimalistyczny jest tym najlepszym? Przykład przedsiębiorstwa Cedo pokazuje, Ĺźe coś moĹźe być na rzeczy.

? Powiedzenie ‘Od przybytku głowa nie boli’ akurat w przypadku planowania kanałów i prowadzenia komunikacji wewnętrznej nie musi sprawdzać się najlepiej. O wiele lepszym podejściem jest „mniej znaczy więcej’. Kluczem do sukcesu jest tu nie jak największa liczba wykorzystywanych kanałów, ale ich optymalizacja, ilościowa i jakościowa – mówi Dyrektor Personalna w Cedo i wskazuje na zróĹźnicowane rozwiązania, które sprawdzają się akurat w przypadku tej firmy: w naszej organizacji świadomie ograniczamy liczbę wykorzystywanych „pasów transmisyjnych”, skupiając się na tych, które naprawdę działają. Pierwszym z nich są codzienne komunikaty od liderów. Mamy tu do czynienia z bardzo personalną i responsywną formą, poniewaĹź pracownicy mogą bezpośrednio i na bieżąco dopytać przełoĹźonego, gdyby coś było dla nich niezbyt precyzyjne. Kolejnym kanałem są tablice informacyjne czy ulotki dostępne w strefach wspólnych. Ostatnim kanałem, który stosujemy, jest zamknięta grupa pracownicza na Facebooku. Jest ona idealna do szybkiej, nieformalnej komunikacji. Takie minimalistyczne, a zarazem zróĹźnicowane podejście sprawia, Ĺźe pracownicy wiedzą, gdzie szukać informacji i nie są przeciążeni nadmiarem Ĺşródeł.

Rekomendacja 3: Mów językiem odbiorcy – dosłownie i w przenośni

W produkcji niejasny i niedopasowany do odbiorcy komunikat moĹźe przekładać się na błędy i realne zagroĹźenia zarówno w kontekście utrzymania produktywności, jak i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Przed ogromnym wyzwaniem stoją szczególnie te podmioty, które zatrudniają pracowników z róĹźnych krajów, posługujących się róĹźnymi językami, co jest dziś zjawiskiem powszechnym w Polsce. 

? Dobrze przygotowany komunikat firmowy to taki, który trafia do kaĹźdego, bez względu na język danej osoby, rolę w organizacji czy poziom jej wiedzy – mówi Dominika Frydlewicz-Barańska i zaznacza: w Cedo pracują osoby z innych krajów, m.in. pracownicy z Ukrainy. Wszystkie kluczowe komunikaty mamy więc dostępne w dwóch językach: polskim i ukraińskim. Unikamy przy tym specjalistycznego Ĺźargonu, bazujemy na języku prostym oraz graficznym: ikonach, kolorach, piktogramach. Krótka forma i konkretna treść budują zaufanie, ułatwiają przyswajanie informacji i wzmacniają przeświadczenie, Ĺźe szanujemy czas ludzi. Dobrze znana zasada komunikacyjna KISS, czyli Keep It Short & Simple, jest zawsze dobrym rozwiązaniem, bez względu na branżę.

Rekomendacja 4: Informuj regularnie i powtarzaj

Równie istotne jak mówienie językiem odbiorcy, jest regularne komunikowanie treści firmowych. Niestety wiele organizacji nadal prowadzi komunikację w trybie ad hoc, bez planu, co moĹźe ograniczać jej skuteczność. Tymczasem stałość i powtarzalność w tym aspekcie to nie tylko wygoda – daje ona ludziom poczucie stabilności, co jest szczególnie waĹźne w środowisku operacyjnym. 

Dominika Frydlewicz-Barańska, Dyrektor Personalna

– Pracownicy nie potrzebują przytłaczającego zalewu informacji. Potrzebują natomiast lepszych jakościowo i dopasowanych do ich potrzeb treści. Najlepiej dostarczanych w stałym rytmie i z przewidywalnością – mówi Dominika Frydlewicz-Barańska i dodaje: Dlatego w Cedo wprowadziliśmy tzw. Środogramy. Są to cotygodniowe podsumowania, które mieszczą się na jednej stronie kartki A4. Jest zatem krótko i treściwie. Stały dzień publikacji sprawia, Ĺźe zbudowaliśmy pewien nawyk w zespole, jeśli chodzi o konsumpcję treści. 

Rekomendacja 5: Zaproś do dialogu, a nie tylko informuj

Z przywoływanego juĹź raportu iComms wynika, Ĺźe brak zaangaĹźowania pracowników to jedno z największych wyzwań, przed jakimi stoją obecnie organizacje. Potwierdzają to zresztą coroczne badania Instytutu Gallupa. Z ostatniego wydania raportu „State of the Global Workplace 2025” dowiadujemy się, Ĺźe globalne zaangaĹźowanie pracowników spadło do 21% w 2024 r. (z 23%). Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest między innymi to, Ĺźe w firmach rzadko występują i są doceniane oddolne inicjatywy nastawione na współpracę i dialog. W firmie Cedo postawiono na odwrotny kierunek.

? Dobra komunikacja nie kończy się na „przekazaliśmy informację i czekamy na efekty”. Liczy się przede wszystkim to, czy ktoś miał szansę na nią odpowiedzieć, odnieść się do aktualnych tematów. ZaangaĹźowanie rodzi się wtedy, gdy pracownik czuje się częścią procesu. Jest nie tylko odbiorcą, ale teĹź współautorem rzeczywistości firmowej. Dopiero wówczas mówimy o prawdziwym dialogu – podkreśla managerka i dodaje: W Cedo działa na przykład „Idea Box”. Jest to specjalne miejsce (cyfrowe i fizyczne), gdzie pracownicy mogą zgłaszać swoje pomysły na usprawnienia dotyczące funkcjonowania firmy oraz wspierające BHP. Następnie są one analizowane, a te zakwalifikowane do wdroĹźenia – nagradzane. Załoga ma zatem realny wpływ na tworzenie przyjaznego i sprzyjającego produktywności miejsca pracy. W ten sposób rośnie zaufanie, zaangaĹźowanie i motywacja. 

Komunikacja jako inwestycja

Jak pokazuje przykład firmy Cedo, budowanie skutecznej komunikacji w środowisku produkcyjnym to proces – wymagający, ale absolutnie niezbędny. Jak podsumowuje Dominika Frydlewicz-Barańska: – komunikacja to nie jest koszt, to inwestycja. W efektywność, ciągłość procesów, ale przede wszystkim w ludzi. Wspiera tworzenie środowiska pracy opartego na zrozumieniu, bezpieczeństwie i współodpowiedzialności. A to zawsze się opłaca.

Ĺšródło: Cedo sp. z o. o.